Prečo potrebujeme maticu zodpovednosti?

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-02-12 12:26

Projektová činnosť umožňuje najefektívnejšie prevádzkovať pomer dostupných zdrojov, času a kvality výsledného produktu. Pomocou kompetentného plánovania je možné včas implementovať nápravné manažérske opatrenia kedykoľvek v každej fáze životného cyklu projektu. Použitie vhodnej metodiky umožňuje vopred vypočítať celkové náklady na vyhotovenie technickej dokumentácie, priemerné trvanie implementácie a určiť zodpovedné osoby v každej fáze (štruktúra OBS, matica RAM). Je dôležité správne naplánovať úplný zoznam prác (vybudovať základ WBS projektu) a postupnosť ich implementácie (zobraziť sieť PDM). Vopred by sa mal určiť reťazec úloh, ktorých priebeh by sa mal čo najdôkladnejšie kontrolovať. Keďže nemajú rezervu, celkové trvanie ich realizácie určuje celkové trvanie projektu (podľa metódy kritickej cesty).

Významné uľahčenie riadenia uľahčuje nástroj ako matica zodpovednosti (alebo lineárnarozvrh). Je postavená na základe vopred vyvinutej štruktúry WBS (hierarchický základ pre vykonávanú prácu) a štruktúry OBS (organizačná štruktúra podľa výkonných umelcov). Používa sa na vykonávanie vodcovstva prostredníctvom zavedenia princípu zodpovednosti (Principle Responsibility).

Je potrebné prispôsobiť každú z úloh obsiahnutých v programe podľa príslušných špecialistov. Pre projekt je vytvorená matica zodpovednosti - ide o zobrazenie plánovaných spojení (najčastejšie - grafické). Je znázornená vo forme tabuľky na základe pomerov štruktúr WBS a OBS. Prvý je potom znázornený ako zvislé riadky matice a druhý ako vodorovné stĺpce. Pre každý prvok WBS je určený zamestnanec, ktorý bude koordinovať jeho implementáciu. Zodpovedajúce znamienko je umiestnené na priesečníku dvoch komponentov.

Matrika zodpovednosti, ak je vykonaná správne, by mala poskytnúť predstavu o tom, kto riadi vykonávanie každého odkazu v hierarchickej štruktúre nižšej úrovne. Za vykonanie ktoréhokoľvek z prvkov WBS môže byť zodpovedná iba jedna osoba. Postup niekoľkých komponentov práce však môže kontrolovať jedna osoba.

RAM - tak sa stručne označuje matica zodpovednosti za projekt (matica priradenia zodpovednosti) - rozdelenie reportingu a zodpovedností vo forme tabuľky. Pre dobre zorganizovaný program treba dodržať pravidlo, že vykonanie akéhokoľvekciele boli kontrolované určitým riadiacim orgánom. Napríklad projektový manažér – poslanie (všetky úlohy), zodpovední realizátori – jednotlivé prvky atď. V skutočnosti sa týmto spôsobom vytvára strom cieľov. Musí zodpovedať poradiu rozdelenia štruktúry, ktorá je poverená realizáciou myšlienky. Funkčné zodpovednosti všetkých osôb zapojených do plánovanej práce určuje matica zodpovednosti. Slúži na špecifikáciu súboru úloh a ľudia sú osobne zodpovední za ich implementáciu.

Špecializovaný softvér uľahčuje prípravu projektu. S jeho pomocou môžete oveľa rýchlejšie robiť štruktúry WBS a OBS, zoznamy prác s organizáciou podľa fáz a kontrolu. Je vytvorená rovnaká matica zodpovednosti RAM, ale v podrobnejšej forme. Bez zbytočného úsilia je teda možné získať potrebné tabuľky v príslušných softvérových balíkoch. A tiež, ak je to potrebné, rýchlo zmeniť akékoľvek údaje o projekte a súčasne získať ich aktualizované grafické zobrazenie.