Či sa vám to páči alebo nie, žiadna aktivita nie je možná bez toho, aby ste požiadali o pomoc a pomoc. Či už pracujete pre malú alebo veľkú spoločnosť, musíte byť v kontakte s mnohými vedúcimi pracovníkmi a zamestnancami iných organizácií, vašimi kolegami alebo zamestnávateľmi, partnermi a klientmi. Zároveň vediete obchodnú a osobnú korešpondenciu, často pomocou e-mailu.
Samozrejme, žiadosť sa píše len vtedy, keď je na to dobrý dôvod: sú potrebné informácie, dokumenty, materiálna pomoc, akékoľvek kroky. Preto musí byť jej text primeraný. Musí jasne vyjadriť podstatu problému a spôsoby jeho riešenia, želanie alebo požiadavku. V takýchto listoch je neprípustné vystreľovať emócie, mali by byť zdržanlivé, aj keď to bude čítať najbližšia osoba, nehovoriac o obchodnej korešpondencii. Je to smiešne, ale väčšina korešpondentov, ktorí svojho času neštudovali pravidlá etikety, robí túto chybu a v textoch píše: „Poburujúce! Požadujeme! Prísne! Preto často takýto precítený prosebný list nedostane očakávanú reakciu, alejednoducho ignorovaný osobou, ktorá ho dostala.
Aby ste tomu zabránili, skôr ako začnete písať, položte si kľúčové otázky: „Na čo to je?“, „Aký výsledok potrebujete dosiahnuť?“Potom bude jednoduchšie formulovať hlavnú frázu, napríklad: „Žiadam vás o financovanie projektu …“, „Počítam s vašou účasťou …“Jedna žiadosť môže obsahovať niekoľko petícií alebo návrhov na adrese raz, potom sú zahrnuté relevantné slová, ako napríklad: dúfame…“, „Spolu s týmto…“, „Zároveň žiadame o pomoc v…“.
V žiadnom prípade nemôžete ignorovať pravidlá elementárnej zdvorilosti, takže bez ohľadu na to, či ide o osobný alebo obchodný list, žiadosť musí byť uvedená správne. A bez ohľadu na to, ako veľmi sa vám páči alebo nepáči jeho adresát, pamätajte, že to, čo je napísané perom (na klávesnici), nemožno zoťať sekerou. Okrem toho si každú správu môže prečítať nielen adresát, ale aj jeho kolegovia, príbuzní, priatelia. Prečo zahanbuješ seba a ostatných?
V pravidlách etikety, ako aj v pravidlách obchodnej korešpondencie je veľmi dôležité vedieť pozdraviť partnera. Dokonca aj keď pracujete ako predavač v stánku, je neprijateľné nechať niekoho bez tohto dôležitého prvku hostela, najmä obrátiť sa na niekoho o pomoc. Preto by sa každý prosebný list mal začínať stručným a úctivým pozdravom a končiť dobrým prianím a zdvorilým rozlúčením, po prečítaní ktoréhoadresát, aj keď vás osobne nepozná, pochopí, že nemá dočinenia s hysterkou, ale s človekom, ktorý sa ovláda.
Poďme si v krátkosti predstaviť, ako by mala žiadosť štrukturálne vyzerať? Príklad: pozdrav, krátky popis situácie, podstata otázky a petície, vyjadrenie nádeje na pomoc, zdvorilé rozlúčenie.
V našom živote si každý deň svojimi činmi a činmi dobrovoľne alebo nevedomky vytvárate reputáciu. Listy, ktoré píšete, sú veľmi dôležitou súčasťou tohto životného procesu.
