Zápisnica zo stretnutia je dokument, ktorý odráža všetky dôležité rozhodnutia tohto podujatia. Jeho nesprávne vypracovanie, či už z hľadiska významu alebo vyhotovenia, môže spôsobiť jeho napadnutie účastníkmi stretnutia. Okrem toho existuje potenciálne nebezpečenstvo nesprávnych rozhodnutí vedenia, ak zápisnica z porady výroby obsahuje skreslené informácie. Súbor jednoduchých odporúčaní vám pomôže správne to usporiadať.
Text tohto dokumentu zvyčajne obsahuje dve časti: úvodnú a hlavnú. Zápis zo stretnutia (jeho prvá polovica) obsahuje popis hlavných parametrov podujatia: pozície, celé meno. členov, predsedu a tajomníka. Ak má niekto z prítomných osobitné postavenie (pozvaný, expert, pozorovateľ atď.), je to tiež uvedené v dokumente. Ak sa schôdze zúčastnilo veľa ľudí, tak zápisnica zo schôdze môže obsahovať údaje o nich nasamostatný list, ktorý je neoddeliteľnou prílohou dokumentu. Úvodnú časť ukončuje program rokovania, ktorý obsahuje zoznam prerokúvaných otázok. Je žiaduce usporiadať ich podľa dôležitosti, ale môžu existovať aj iné faktory, ktoré ovplyvňujú miesto v zozname otázok. Napríklad štruktúra agendy môže závisieť od logického vzťahu časti jej záležitostí alebo zamestnania osôb zúčastnených na podujatí. Samotný dokument je vyhotovený na hlavičkovom papieri organizácie (jej divízie), musí byť uvedené, kedy sa stretnutie konalo.
Zápisnica zo stretnutia v hlavnej časti sa musí zhodovať s úvodnou časťou. Najmä jeho body by mali ísť v rovnakom poradí ako v programe rokovania. Algoritmus na zostavenie textu, ktorý zaznamenáva informácie o každom bode programu, je nasledovný: „počúval“, „hovoril“, „rozhodol“. Hlavným pravidlom pri písaní tejto časti protokolu je, že by sa nemala zmeniť na akýsi prepis.
Pododsek „počúval“popisuje najmä to, kto bol hlavným rečníkom k tejto téme, čo navrhol na konci svojho prejavu. Podľa rečníkov je naznačené aj to, kto povedal, čo navrhol. Rozhodnutie určuje konečné stanovisko väčšiny účastníkov stretnutia. Ak bol prijatý hlasovaním, tak sa uvádza, koľko ľudí bolo za, koľko bolo proti, ako aj počet, ktorí sa zdržali hlasovania. V závislosti od dôležitosti diskutovaných problémov môže byť uvedený celý názov. ľudia, ktorí zaujali jednu alebo druhú pozíciu.
Zápisnicu zo schôdze vyhotovuje tajomník, samotný dokument podpisuje vykonávateľ a predsedajúci. Zdrojom informácií na jeho zostavenie sú ručne písané návrhy, nahrávky vyhotovené pomocou hlasového záznamníka, prepisy. Ak si na riešenie problémov zistených na zasadnutí vyžaduje poverenie vyššieho funkcionára, ktorý sa rokovania nezúčastnil, možno dodatočne zabezpečiť schválenie rozhodnutí týmto vedúcim. Podpísaný a zaregistrovaný protokol možno poslať ako jeden dokument alebo ako výpis úradníkom, ktorých sa týka iba časť otázok.
