Médiá sú najistejší a najrýchlejší spôsob šírenia informácií. Jedinou otázkou je, ako pritiahnuť pozornosť všemocných novinárov na propagovaný podnik, produkt alebo službu. Existujú rôzne spôsoby, medzi ktorými je bežný jav, akým je novinárska prehliadka. Toto je jeden z najúčinnejších trikov, ktorý prináša dobré výsledky.
Tlačová prehliadka – platená dovolenka pre novinára
Mnoho firiem a spoločností organizuje rôzne druhy podujatí pre pracovníkov médií na propagačné účely. Press tour je organizovaný zájazd pre novinárov, počas ktorého sa zoznámia s vlastnosťami výroby. Dôležitým prvkom takéhoto podujatia je prítomnosť informačnej príležitosti, niečoho nového a nezvyčajného, čo môže upútať pozornosť médií.
Kto to všetko platí?
Toto podujatie je zvyčajne plne hradené organizujúcou spoločnosťou. Niekedy redakcia časť preplatívýdavky, napríklad ak verí, že účasť na zájazde poskytne užitočné informácie. Tlačová exkurzia pre novinárov je dobrou príležitosťou rozšíriť si svoje profesionálne obzory, získať nové a zaujímavé informácie, ako aj relaxovať a porozprávať sa v neformálnom prostredí, nadviazať nové známosti.
Načo míňať peniaze a platiť novinárom za dovolenky?
Organizovaním študijných ciest pre pracovníkov tlače sledujú podniky určité ciele. Medzi hlavné ciele tlačovej prehliadky patria:
- Firemná reklama – ukázať širokej verejnosti prácu podniku zvnútra. To umožňuje nielen propagovať spoločnosť, ale aj zvýšiť dôveru potenciálnych spotrebiteľov.
- Ukážka inovácie – oboznámte verejnosť s funkciami nového produktu alebo vylepšenej technológie.
- Media Response – Na záver novinárskeho turné sa organizátori tešia na publikácie novinárov, v ktorých hovoria o novom produkte a popisujú svoje dojmy z cesty. Samozrejme, tieto recenzie nie sú vždy pozitívne. Preto by sa k organizácii tlačovej cesty pre médiá malo pristupovať opatrne.
Typy propagácie
Prehliadku tlače možno rozdeliť do nasledujúcich typov:
- Dni otvorených dverí – zvyčajne ich organizujú skôr uzavreté spoločnosti a podniky. Môžu sa vykonávať s určitou frekvenciou (napríklad každý rok v rovnakom čase) alebo môžu byť viazané na konkrétne inovácie (novévybavenie, personál, vylepšená technika). Dni otvorených dverí trvajú jeden alebo viac dní, všetko závisí od veľkosti organizácie a počtu návštevníkov. Ich štruktúra je v podstate rovnaká: v prvej, oficiálnej časti, sú hostia informovaní o vlastnostiach podniku. Druhá časť je komentovaná prehliadka, kde návštevníci môžu na vlastné oči vidieť prácu a špeciálne úspechy spoločnosti.
- Návšteva v teréne – tento typ novinárskej cesty je organizovaný priamo pre novinárov. Pre nové podniky je to skvelá príležitosť dať o sebe vedieť v tlači, informovať verejnosť o svojej existencii.
- Cestovanie je pre novinárov možno najpríjemnejší typ novinárskeho turné. Veľmi často firmy organizujú jednodňové alebo dlhšie vychádzky po vode alebo po súši. Uvoľnená atmosféra a pozitívne emócie vytvárajú priateľské vzťahy medzi organizátormi a tlačou, čo prispieva k pozitívnym recenziám a recenziám.
Kto organizuje novinárske zájazdy?
Tlačová prehliadka je predovšetkým propagačná akcia. Tu je veľmi dôležité vziať do úvahy všetky nuansy a najmenšie detaily, pretože jedno malé prehliadnutie môže výrazne podkopať povesť organizácie. Samozrejme, niektoré spoločnosti prideľujú zodpovednosť za organizáciu press tour svojim zamestnancom. Iní si najímajú špecialistov v tejto oblasti – pracovníkov PR služieb. Ich úlohou je nielen kompetentne zorganizovať novinárske turné, ale aj sprevádzať novinárov počas celého jeho trvania.
Ako postupovaťtlačové turné úspešné?
Organizovanie novinárskej prehliadky je časovo náročný proces, ktorý si vyžaduje starostlivú predbežnú prípravu. Tu je dôležitý každý detail, všetko musí byť vopred jasne premyslené, dokonca sú predvídané aj tie najnepredvídanejšie situácie. Je potrebné vytvárať také podmienky, v ktorých sa budú novinári cítiť pohodlne a slobodne, pretože od ich dojmu závisí, či bude recenzia na firmu dobrá alebo zlá. Úlohou organizátorov preto nie je len vytvárať príjemný dojem z podniku, ale aj uspokojovať potreby a túžby pracovníkov médií. Toto všetko treba vziať do úvahy pri plánovaní udalosti.
Fázy organizácie tlačovej prehliadky
Sú to:
- Nastavenie konkrétnych úloh, ktoré sa majú vyriešiť počas tlačovej prehliadky.
- Výber určitého typu tlačovej prehliadky.
- Správne znenie spravodajstva.
- Kompetentná príprava tlačovej správy - materiálu, ktorý obsahuje všetky informácie o spoločnosti a jej aktivitách.
- Určenie miesta konania podujatia a jeho dizajnu. Ak sa tlačová prehliadka uskutoční v podniku, musíte sa postarať o bezpečnosť a čistotu zariadenia, ako aj o dodržiavanie rôznych pravidiel a predpisov. Personál by mal byť v úhľadnej pracovnej uniforme, mal by byť pripravený na prípadné otázky novinárov. V prípade konferencie je potrebné vybaviť sálu všetkým potrebným pre produktívnu komunikáciu medzi organizátormi a redakciou.
- Výber vhodného ubytovania pre novinárov – hostia by sa mali cítiť pohodlnepodmienkach, takže by ste mali venovať veľkú pozornosť rezervácii hotela.
- Výber najpriaznivejšieho času – tlačové turné môže byť načasované tak, aby sa zhodovalo s dátumami vydania kľúčových publikácií.
- Navrhnutie itinerára – nemal by byť príliš dlhý, inak budú hostia unavení. Je žiaduce pridať viac zábavy pre záujem novinárov. Je tiež potrebné vziať do úvahy všetky organizačné záležitosti. Ak sa predpokladá, že sa hostia budú pohybovať nezávisle, potom by mali byť zastávky označené určitými značkami. Ak sa organizuje exkurzia, mali by ste myslieť na čas dopravy a vyzdvihnutia, ako aj na výber profesionálneho sprievodcu.
- Vytvorte si zoznam pozvaných – všetci hostia dostanú oficiálne pozvánky, ktoré musia byť odoslané vopred. Aj keď je podujatie otvorené pre všetkých, pracovníci médií by mali byť upozornení samostatne. Z určitých dôvodov sa nie všetci pozvaní budú môcť zúčastniť novinárskej prehliadky, ale môžu prejaviť záujem. V tomto prípade musíte poslať všetky súvisiace dokumenty poštou.
- Príprava potrebných materiálov - kreatívny návrh programu press tour, rôznych brožúr o činnosti firmy vrátane tlačovej správy a pod.
- Výber kvalifikovaného moderátora - jeho úlohou je viesť konferencie a reprezentovať spoločnosť. Je to on, kto hovorí reportérom o inováciách, ktoré slúžili ako informačná príležitosť pre novinárske turné.
- Príprava tematických suvenírov a darčekovpre novinárov - akýsi dodatočný bonus na záver, zvyšujúci náladu a lojalitu hostí.
Niekoľko dôležitých pravidiel
Počas PR akcie by sa hostia mali cítiť pohodlne a bezstarostne. Mali by cítiť, že im v každom okamihu pomôže a vyriešia všetky otázky a problémy. Novinári - hostia sú veľmi nároční a venujú veľkú pozornosť aj tým najmenším detailom. Preto sa oplatí dodržiavať niekoľko jednoduchých, no veľmi dôležitých pravidiel:
- Nešetrite na jedle, nápojoch, doprave a hoteloch. Tlačová prehliadka je zameraná na novinárov, takže ich treba slušne privítať.
- Ubytovacie podmienky organizátorov by v žiadnom prípade nemali byť lepšie ako podmienky hostí - to si okamžite všimneme a dosť možno sa to premietne aj do recenzií.
- Najlepšie je mať nablízku zástupcov tlače a spoločnosti. Takže budú mať viac príležitostí komunikovať v neformálnej, uvoľnenej atmosfére, budovať si dôveru a získať viac informácií.
- Odporúča sa rozdeliť hostí do malých skupín, ak je ich príliš veľa. Každého musí sprevádzať sprievod, ktorý bude pomáhať jeho členom. Kontaktovanie novinárov tak bude oveľa jednoduchšie.
Od teórie k praxi
Ako funguje novinárska prehliadka v praxi? Ako presne sa realizuje hlavná úloha podujatia: šírenie informácií o výrobcovi prostredníctvom publikácií v médiách? Tieto otázky možno jasne vidieť vjeden z vrcholov tlačovej prehliadky.
Skvelá loď s obrovským predajom
V lete 1997 bola malá skupina novinárov pozvaná na obed a prehliadku výletnej lode Grand Princess, ktorá mala byť oficiálne spustená. Po návšteve lode sa recenzie a recenzie o nej objavili v rôznych publikáciách, ako aj v televízii.
Prvá plavba sa uskutočnila v máji 1998 a bolo na ňu slávnostne pozvaných asi štyridsať novinárov. Potom médiá doslova kričali o grandióznej lodi a nádhernej jazde na nej. O niečo neskôr vložku navštívilo mnoho celebrít. V tlači vyšli rozhovory s nimi, v ktorých sa s verejnosťou podelili o svoje dojmy z lode (samozrejme, pozitívne). Slávnostné uvedenie Veľkej princeznej bolo vysielané cez internet veľkému online publiku.
V dôsledku všetkých týchto dlhých a prepracovaných reklamných kúskov boli lístky na prvú plavbu úplne vypredané tri mesiace pred odletom. Spoločnosť si dokonca musela rezervovať ďalšie lode, keďže popularita plavby prudko stúpla.
Grand Princess sa stala jednou z najznámejších a najobľúbenejších výletných lodí v histórii. To všetko je zásluha nielen posádky lode, ale aj kompetentného šírenia informácií o nej.
