Správa dokumentov je dôležitým článkom v kancelárskej práci

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-02-12 12:27

Pracovný tok sa chápe ako pravidlá, podľa ktorých sú podpísané riešenia propagované v rámci podniku alebo inštitúcie od momentu ich prijatia až po archiváciu. Základom tohto konceptu je prijatie dokumentu, jeho posúdenie, odovzdanie výkonným orgánom, organizačné opatrenia na vyhotovenie, certifikáciu, vyhotovenie, uloženie.

Toto je proces, ktorý berie do úvahy výskyty pohybu dokumentu spolu s rýchlosťou jeho pohybu cez tieto prípady. Tok dokumentov je proces, ktorý musí súvisieť s informačnou činnosťou administratívneho aparátu, s dokumentovaním každého jednotlivého rozhodnutia, ukladaním novoprijatých dokumentov.

Veľké množstvo nedostatkov v činnosti mnohých administratívnych aparátov súvisí práve so zlou organizáciou pohybu dokumentov. Napríklad proces obehu dokumentu o rozhodnutí manažmentu by mal zahŕňať tri povinné zložky:

• informačná podpora pre prijímané rozhodnutie (zahŕňa spoľahlivé informácie,potvrdenie správnosti rozhodnutia);
• zdokumentovanie samotného rozhodnutia (regulačný dokument);
• kontrola implementácie (ktorá zahŕňa organizáciu navrhovanej práce, spôsoby dokončenia úlohy, dodržiavanie podmienok a termínov).

Ako je zrejmé z vyššie uvedeného príkladu, pracovný postup je zber informácií, na základe ktorých bude vydané správne rozhodnutie; príprava samotného rozhodnutia vrátane úpravy, koordinácie, vypracovania až po schválenie. Všetky vyššie uvedené fázy vyžadujú pohyb dokumentu nielen medzi štrukturálnymi divíziami podniku, ale aj medzi účinkujúcimi, od technikov, špecialistov až po manažérov. Záver z tohto príkladu je nasledovný: čím vyššia je rýchlosť pohybu dokumentu, tým vyššia je kvalita jeho vykonania v každej konkrétnej fáze, tým lepší je proces riadenia podniku ako celku.

Samotný termín sa objavil v literatúre už v 20. rokoch 20. storočia. Potom sa verilo, že pracovný tok je organizácia práce zameraná na racionálnu výstavbu štátneho aparátu ako celku, rozdelenie zodpovedností medzi rôznych výkonných umelcov a služby. V roku 1931 urobil Inštitút manažérskej techniky prvý pokus upraviť jednotné princípy organizácie práce v kancelárii. Boli stanovené pravidlá, podľa ktorých by sa malo vykonávať prijímanie a doručovanie dokumentov, pravidlá vykonávania a regulácia podpisovania. Nasledujúce etapy ekonomického vývoja dostali legislatívnu úpravu takej koncepcie, ako je naprkancelárske práce, kde sa hlavný dôraz kládol na jednotlivé technické operácie. Tieto legislatívne akty nespomínali program správy dokumentov, hoci v skutočnosti všetko spočívalo v organizácii pohybu dokumentov. Počnúc rokom 1974 bol podpísaný hlavný dokument, ktorý upravuje celý proces správy dokumentov, ktorý je stále v platnosti.

Tento právny predpis sa nazýva „Unified State Records Management System“(USSD), ktorého odseky sú venované organizácii pohybu dokumentov, technologickým metódam ich spracovania a pravidlám aplikácie. Táto zbierka formuluje základné pravidlo: „Tok dokumentov je operatívny pohyb dokumentu po najkratšej ceste vrátane minimálnych časových a mzdových nákladov.“Len aplikáciou schváleného pravidla v praxi možno počítať so zlepšením života obyvateľov krajiny, rastom ekonomiky štátu.

Na dosiahnutie týchto cieľov sú potrební inteligentní, disciplinovaní a zodpovední lídri, pre ktorých bude zavedenie pracovného toku založeného na USSD otázkou cti a svedomia.