Žiadnu modernú kanceláriu spoločnosti si nemožno predstaviť bez mini-PBX. Koniec koncov, toto zariadenie je zodpovedné za organizáciu vysokokvalitného interkomu a racionálneho využívania mestských telefónnych liniek. Dnes je boj medzi pracovníkmi úradu o právo volať z jediného dostupného čísla minulosťou. V súčasnosti sa tento problém rieši pomocou vonkajších a vnútorných vedení. Nie je potrebné zvyšovať počet pevných telefónnych čísel. Ako si vybrať ústredňu do kancelárie a ako ju nainštalovať? Odpovede na tieto a ďalšie otázky nájdete v tomto článku.
Čo je to PBX?
Office PBX je malá automatická telefónna ústredňa. Je navrhnutý tak, aby slúžil malému počtu mestských čísel. S takýmto zariadením si firma môže dovoliť nevyčleniť samostatnú linku pre každé používané číslo. To vedie k zníženiu ceny hovorov.
Mini PBX sústreďuje záťaž na linku. Vzhľadom na to, že každý z nich sa používa viac akointenzívne môže spoločnosť odmietnuť časť čísel pevných liniek alebo zabezpečiť normálne fungovanie podniku s ich deficitom.
Princíp fungovania minipobočkovej ústredne pre kanceláriu je podobný ako pri viackanálových staniciach, ktoré prevádzkujú telefónni operátori. Rozdiel je len v počte obsluhovaných izieb. V prípade kancelárskej inštalácie je toto číslo výrazne nižšie. Pre mini-PBX je tiež charakteristické rozdelenie na interné a externé linky.
Ako si vybrať ústredňu do kancelárie? Prečítajte si viac o tom nižšie.
Ako si vybrať PBX?
Aby ste sa pri kúpe mini-PBX mohli správne rozhodnúť, musíte sa rozhodnúť pre vstupné údaje a uviesť požadované kritériá.
Vstupné údaje znamenajú počet dostupných pevných liniek a požadovaný počet pracovných pobočiek. Štandardné rozdelenie je nasledovné: každá mestská linka zodpovedá 3-4 vnútorným. V každom prípade sa pri určovaní počtu obsluhovaných čísel odporúča konzultovať s odborníkom na inštaláciu mini-PBX pre kanceláriu. Najmenšia kapacita takéhoto zariadenia sú 3 pevné linky a 8 pobočiek.
Je potrebné si ujasniť, či po inštalácii kancelárskej mini-PBX budú voľné externé a interné kanály. Takáto rezerva by nemala byť veľká, ale ak úplne chýba, v blízkej budúcnosti môže nastať množstvo problémov. Nesmieme zabudnúť na interné linky pre faxy a modemy.
Mali by ste sa rozhodnúť aj pre výrobcu. Najpopulárnejšie firmy, ktoré vyrábajú mini-PBX pre kanceláriu, súPanasonic a LG.
Existuje množstvo dôležitých otázok, ktoré jednoducho treba prediskutovať s odborníkom na pripojenie PBX:
- prítomnosť vstavaného adaptéra pre možnosť pripojenia batérie neprerušiteľného napájania;
- potreba konektora na pripojenie počítača, ktorý zachováva protokoly rokovaní;
- možnosť nastaviť režim rozloženia nákladu rovnomerne na každej mestskej linke.
Teraz už viete, ako si vybrať PBX do kancelárie. Je čas bližšie sa pozrieť na hlavné funkcie tohto zariadenia.
Kľúčové funkcie PBX
Office PBX má tieto hlavné funkcie:
- Presmerovanie hovorov. Táto funkcia je najobľúbenejšia bez ohľadu na typ podnikovej činnosti. Umožňuje presmerovať prichádzajúci hovor na fax alebo konkrétnemu zamestnancovi spoločnosti. Ak to chcete urobiť, jednoducho vytočte číslo príslušnej pobočky na vlastnom telefóne a zaveste. Vonkajší účastník bude počuť melódiu, kým sa nevytvorí nové spojenie. Ak konkrétny zamestnanec nie je prítomný alebo je jeho linka obsadená, externý hovor sa znova vráti na systémový telefón.
- „Zadržať“hovor. Táto funkcia je potrebná v prípade, keď jeden zo zamestnancov prešiel na inú plochu a v tom čase mu zazvonil telefón. PBX pre kanceláriu umožňuje tomuto pracovníkovi prijať hovor aj pri pohybe po obvode. Na to bude musieť zamestnanec vytočiť určitú kombináciu čísel na ktoromkoľvek zo zariadení.
- Prijať hovor počas hovoru. Ak je počas hovoru prijatý paralelný hovor, v slúchadle bude počuť určitý signál. Tento hovor môžete prijať vytočením jednoduchého kódu.
- Objednajte si spojenie. V prípade neúspešných pokusov zavolať na číslo pevnej linky, ktoré je neustále obsadené, musíte vytočiť špeciálny kód. Mini-PBX upozorní, že požadovaná linka je voľná, a spojenie sa vytvorí automaticky.
- "Nasleduj ma." Táto funkcia vám umožňuje presmerovať na ktorúkoľvek z pobočiek v rámci obvodu kancelárie. Zamestnanec teda nemusí byť na pracovisku, ale všetky jeho prichádzajúce hovory odpovie on.
- Konferenčný hovor. Táto funkcia vám umožňuje pridať jedného alebo viacerých ďalších účastníkov do telefonického rozhovoru. Účastníci konferencie môžu byť interní alebo externí.
- Pripája sa ku konverzácii. Vďaka tejto funkcii sa manažér môže kedykoľvek spojiť s ktorýmkoľvek z podriadených, aj keď v tej chvíli prebieha telefonický rozhovor. Do konverzácie sa môže zapojiť iba účastník s príslušnou úrovňou priority. Tento proces je sprevádzaný zvukovým signálom. Príslušné úrovne priority sú priradené počas inštalácie a konfigurácie PBX.
Ďalšie funkcie PBX
Okrem základných funkcií, ktoré majú kancelárske PBX štandardne, existuje množstvo doplnkových funkcií, ktoré sú užitočné v konkrétnom prípade. Niektoré z nich sú popísané nižšie.
Ak je sekretárka prijímajúca hovory na vlastnom telefóne obsadená, prichádzajúci hovor môže byť zaradený do frontu. V tomto prípade externý účastník nepočuje pípnutie, ale hlasovú správu, ktorú si môžete vytvoriť sami. Môže to byť buď propagačná správa, alebo jednoduchá žiadosť o zotrvanie na linke.
Ďalšou možnosťou ako trochu odbremeniť sekretárku je umožniť externým účastníkom nezávisle vytočiť požadované interné číslo konkrétneho zamestnanca spoločnosti.
Možnosť používať rečové procesory vám umožňuje vybaviť každé rozšírenie záznamníkom. Táto hlasová schránka navyše umožňuje vybavovať prichádzajúce hovory bez účasti operátorov.
Aby ste mohli určiť, ktorý zo zamestnancov uskutočnil aké medzimestské alebo medzinárodné hovory, môžete každému zamestnancovi prideliť osobný kód, pomocou ktorého bude môcť daná osoba využívať komunikáciu na diaľku. Ak zamestnanec nemá špeciálnu sadu čísel, nebude môcť zavolať na spoplatnenú linku.
Nasleduje popis štandardných aj moderných typov kancelárskych ústrední.
Analógové PBX
Analógovú mini-PBX je možné použiť, ak počet interných účastníkov nie je vyšší ako päťdesiat a na funkčnosť telefónnej siete nie sú kladené vysoké požiadavky.
Takéto zariadenie transformuje reč na pulzný alebo súvislý elektrický signál, ktorého amplitúda sa mení. Pre dnešokdenné analógové mini PBX dokážu obslúžiť až 46 portov.
Hlavnou výhodou takéhoto zariadenia je nižšia cena v porovnaní s digitálnym zariadením s rovnakou kapacitou. Nevýhodou analógových pobočkových ústrední je malý počet servisných funkcií.
Digitálne PBX
Digitálne mini-PBX umožňujú obsluhovať viac ako 50 portov. Takéto zariadenie konvertuje reč na binárne toky impulzov pomocou metódy PCM.
Digitálne PBX sú drahšie ako analógové. Ale vďaka tomu má takéto zariadenie veľké množstvo servisných funkcií. Tieto PBX sa tiež oveľa jednoduchšie inštalujú v kanceláriách.
Bezdrôtové PBX
Bezdrôtové mini-PBX pre kanceláriu poskytujú mobilitu pre zamestnancov a nevyžadujú káble. Pri používaní takéhoto zariadenia majú pracovníci rádiotelefóny, pomocou ktorých sa môžu pohybovať po celom obvode.
Na rozdiel od mobilných telefónov je bezdrôtové pripojenie bezplatné. Kapacita takýchto miniautomatických telefónnych ústrední sa dá bez problémov zvýšiť. Prevádzka tohto spojenia nevyžaduje žiadne povolenia.
Na rozdiel od káblových telefónov sú rádiá chránené pred odpočúvaním a tajným spojením. Kvalita zvuku pri používaní bezdrôtových PBX je charakterizovaná ako vysoká.
Virtuálne PBX
Virtuálna PBX pre kanceláriu je produktom najnovšej technológie. Nachádza sa na serveri internetového operátora, nevyžaduje nákupdodatočné vybavenie a funguje na základe siete dostupnej v kancelárii.
Pri používaní takéhoto zariadenia sa náklady na komunikáciu znížia na minimum. V prípade potreby sa rozšírenie kapacity tejto mini-PBX uskutoční veľmi rýchlo.
Ak kancelária zmenila miesto, nie je potrebné meniť existujúce telefónne čísla. Na inštaláciu a pripojenie takejto mini-PBX tiež nie je potrebné volať špecialistov - všetko ovládanie prebieha cez internet.
PBX pomocou GSM
GSM mini PBX do kancelárie je určená na organizáciu telefonickej komunikácie na miestach, kde nie je možnosť bežnej linky, ale je tam signál mobilného operátora.
GSM brána pomáha zvyšovať počet externých liniek a zároveň znižovať kancelárske náklady na mobilnú komunikáciu. Jeho inštalácia je možná v akejkoľvek budove, meste alebo krajine, kde bude dostupná vaša IP sieť. Pobočková ústredňa pre kanceláriu využívajúca takéto vybavenie poskytuje možnosť uskutočňovať čo najviac mobilných hovorov pomocou medzisieťových alebo firemných sadzieb, keď sú nižšie ako bežné náklady na hovory.
Inštalácia PBX
Inštalácia mini-PBX pre kanceláriu zahŕňa dizajn a vybavenie. Ak si vypočujete názor odborníka na pripojenie takýchto zariadení, musíte určiť pre vás najrelevantnejšie možnosti a požadovanú kapacitu telefónnej ústredne.
Ďalšou fázou inštalácie je inštalácia zariadenia. Zvyčajne toumiestnené vo vnútri špeciálnej skrinky. Potom sa prepoja externé a interné porty, všetky káble sa prekrížia a označia a vykoná sa proces počiatočného testovania systému.
Ďalším krokom je naprogramovanie a nastavenie mini-PBX. Tento proces je čisto individuálny pre konkrétneho klienta, pretože želania a požiadavky každého sú iné.
Ak sa kancelárie spoločnosti nachádzajú vo viacerých budovách, každá z nich by si mala nainštalovať vlastnú mini-PBX, ktorá bude vzájomne interagovať pomocou digitálnej alebo analógovej spojovacej linky. Zvyčajne sa používa jeden systémový telefón nainštalovaný na sekretárke. Zvyšok personálu by mal byť vybavený konvenčnými zariadeniami. Ak bude potrebné dodať všetkým zamestnancom systémové telefóny, budete si musieť zakúpiť ďalšie systémové karty pre PBX, čo bude znamenať dodatočné náklady.
Záver
Mini-PBX do kancelárie je špeciálne zariadenie na rovnomerné rozloženie záťaže medzi účastnícke telefónne linky. Použitie takéhoto zariadenia vám umožňuje nasmerovať prichádzajúce hovory na akékoľvek komunikačné zariadenie, presmerovať ich, nastaviť pohotovostný režim. Toto moderné zariadenie vám umožňuje efektívne organizovať prácu podniku a znižovať náklady na telefonickú komunikáciu. Článok popisuje, ako si vybrať ústredňu do kancelárie a ako ju nainštalovať.
