Slovo protokol má na perách každý. Pracovníci úradu ho pravidelne počujú na poradách, policajti ho využívajú pri svojej profesionálnej činnosti a hlavy štátov a diplomati sú nútení dodržiavať ním diktované pravidlá. Čo je protokol? Dozvieme sa nižšie.
Význam protokolu
Tak ako mnoho iných výrazov, aj toto slovo má niekoľko významov. Všetko závisí od oblasti činnosti, v ktorej sa požadovaný koncept uplatňuje. Poďme sa teda pozrieť na najčastejšie situácie, kedy je zvykom hovoriť o protokole.
Pokiaľ ide o podnikateľské prostredie, protokol je dokument popisujúci udalosť, ktorá sa odohráva (zasadnutie, stretnutie, predstavenstvo atď.).
O polícii, ktorá tiež často vyhotovuje podobný dokument, sme už spomínali vyššie. V tomto prípade sa predpokladá preukázanie skutkovej podstaty trestného činu alebo trestného činu.
V medzinárodnom formáte je protokol súborom pravidiel, ktoré by sa mali dodržiavať počas oficiálnych stretnutí medzi vládnymi predstaviteľmi, ako aj diplomatickými predstaviteľmi. Napríklad existuje protokol o poradách predsedovštátov alebo na návšteve u prezidenta.
V tomto článku sa však zameriame na koncept obchodných protokolov.
Zápisy zo stretnutia
Obchodné stretnutia sú neoddeliteľnou súčasťou všetkých procesov v podnikateľskom prostredí. Môžu sa konať oficiálne, s prihliadnutím na určený čas a iba v kancelárii. Veľmi obľúbené sú aj neformálne obchodné rande. V druhom prípade sa zaobídete bez protokolárneho potvrdenia rozhovoru. Ak je stretnutie oficiálne, potom musí mať písomnú formu v súlade so všetkými pravidlami.
Zápisnicu uchováva tajomník alebo iná osoba s takýmito právomocami. Aby ste udržali krok s tokom konverzácie, skúste si zostaviť hrubý zoznam problémov, o ktorých sa bude na stretnutí diskutovať. Bolo by tiež užitočné mať hlasový záznamník, aby vám neunikli podrobnosti, pretože protokol je veľmi podrobným popisom obchodnej udalosti.
Mená prítomných a neprítomných by mali byť zaznamenané. Pre seba si môžete robiť poznámky týkajúce sa miesta každého, kto prišiel na stretnutie, aby ste mohli bez chýb uviesť autorstvo určitých slov.
Na začiatku každého stretnutia sa určí poradie, v ktorom sa budú otázky posudzovať, nezabudnite si ho doslovne zapísať.
Ak sa na stretnutí hlasovalo, uveďte jeho výsledky (koľko ľudí hlasovalo „za“a koľko hlasovalo „proti“). V prípade, že bol na schôdzi malý počet prítomných, máte možnosť označiť aj mená a priezviská všetkých hlasujúcich.
Neodkladajteuloženie protokolu na vedľajšiu koľaj, pretože počas tejto doby môžete zabudnúť na podrobnosti o stretnutí.
Zápisnica z rokovaní
Rokovania sa líšia od bežného obchodného stretnutia v tom, že sa na nich zvyčajne diskutuje o jednom alebo niekoľkých problémoch, ktoré zohrávajú veľkú úlohu pre obe strany. V tomto prípade je protokol príležitosťou zaznamenať všetky nuansy rozhovoru a požiadavky strán. Zvažovaná otázka nie je vždy vyriešená ihneď po prvých rokovaniach, takže riaditelia alebo iní zamestnanci potrebujú čas a úplné informácie o stretnutí.
Protokol z rokovaní je vypracovaný podľa rovnakého princípu ako akýkoľvek obchodný dokument.
Je potrebné uviesť dátum popísanej udalosti, číslo dokumentu a plnú verziu názvu. Nasleduje úvod, ktorý nevyhnutne naznačuje zoznam prítomných a hlavné otázky na diskusiu.
V hlavnej časti sú informácie zvyčajne rozdelené do troch častí: „Počúval“, „Prehovoril“, „Rozhodol“. V plnej verzii protokolu sú doslovne citované slová všetkých rečníkov. V niektorých prípadoch je vydaný aj výpis z protokolu, ktorý duplikuje určitú jeho časť.
