Základné normy a pravidlá obchodnej etikety pre úradníka a úradníka

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-02-12 12:16

Keď začnete pracovať, čoskoro si uvedomíte, že schopnosť dodržiavať základné pravidlá obchodnej etikety prispieva k profesionálnemu úspechu v akejkoľvek oblasti a je cenená rovnako ako obchodné kvality. Pomôže vám ľahko zapadnúť do každého tímu a rýchlo si získať dôveryhodnosť u kolegov a manažmentu, najmä ak sa vám rýchlo podarí zachytiť rozdiel medzi obchodnou a sekulárnou etiketou a naučiť sa zvoliť správnu líniu správania.

Základná obchodná etiketa

Slušné spôsoby v kancelárii alebo vládnom úrade sa trochu líšia od toho, čo sa vonku považuje za slušné (zvyčajné).

• Ak je vedúci muž, ženy by nemali očakávať, že vstane, keď vstúpia do kancelárie. Aj keď sa medzi šéfmi nájdu vychovaní muži, ktorí majú tento zvyk dovedený na úroveň reflexu a vždy vstanú, keď do miestnosti vstúpi dáma, ide o výnimku. A nech je to pekné, ale stále svetský tón v práci je nevhodný. V kancelárii,vo vládnej agentúre prejde dverami prvý mužský šéf a keď ste na služobnej ceste, sadne do auta ako prvý.
• Slová „ďakujem“a „prosím“sú v pracovnom prostredí ešte žiadanejšie ako v „spoločenskom živote“. Poďakujte svojim kolegom za akúkoľvek, aj tú najbezvýznamnejšiu službu a nezabudnite na „čarovné slovíčko“, keď požiadate alebo jednoducho prenesiete objednávku od svojich nadriadených jednému zo zamestnancov.
• Vždy sa usmievajte, keď pozdravíte kolegov a vráťte ich s úsmevom.
• Rozprávajte sa s ľuďmi pokojným, priateľským tónom a prejavujte im známky pozornosti bez ohľadu na ich pohlavie.
• Ak má muž idúci pred vami k dverám veľa dokumentov, predbehnite ho, aby otvoril dvere a nechajte ho prejsť. Pomoc v kancelárii by mala byť vždy tá, pre ktorú je to pohodlnejšie a pohodlnejšie, avšak v oficiálnych vzťahoch existuje jasná hierarchia, ktorú musíte cítiť a udržiavať. To neznamená, že by ste sa mali hanbiť pred svojimi nadriadenými alebo prejavovať zvýšenú pozornosť každému slovu, nie, ale mali by ste mu prejaviť náležitú úctu.

Prijaté pravidlá obchodnej etikety sa môžu výrazne líšiť nielen v rôznych odvetviach, ale aj v jednotlivých spoločnostiach. Existujú však pravidlá, ktoré musia dodržiavať pracovníci úradu aj štátni zamestnanci. Patrí medzi ne dodržiavanie dochvíľnosti, súlad s imidžom firmy v obliekaní, schopnosť zachovávať tajomstvá a schopnosť nechať osobné problémy mimo práce. Povedzme si o každom z týchto pravidiel podrobnejšie.

Potreba robiť všetko načas

Pravidlá obchodnej etikety v kancelárii vládnej agentúry vyžadujú, aby ste vždy prichádzali do práce načas a plnili všetky úlohy načas. Meškania, meškania prác, ktoré musia byť odovzdané presne v sľúbenom čase, sú neprijateľné.

Nikdy nezmeškajte obchodné stretnutie, príďte naň skôr, aby ste neohrozili reputáciu firmy, nielen svoju. Ak potrebujete meškať, upozornite na to vopred, úrady by mali vedieť, kde sa nachádzate. Nezabúdajte, že dodržiavanie presnosti a dochvíľnosti vo všetkých záležitostiach sú nevyhnutnými pravidlami obchodnej etikety štátneho zamestnanca a úradníka, ako aj prejavom úcty k ostatným, prirodzeným pre každého vzdelaného človeka.

Ako sa správne obliecť do kancelárie alebo verejnej služby

Je potrebné dodržiavať bežný pracovný kódex obliekania.

• Vzhľad zamestnanca by mal byť v súlade s imidžom spoločnosti a mal by pôsobiť príjemným dojmom, a keď pracujete vo vládnej agentúre, je to ešte dôležitejšie.
• Ženy musia nosiť sukne a šaty dlhšie ako po kolená, nohavicové kostýmy na mieru sú povolené. Do práce v kancelárii je neprijateľné nosiť oblečenie jasných, krikľavých farieb s flitrami, kamienkami a úzke oblečenie.
• Muži by sa mali držať obchodného oblečenia, nosiť obleky, nohavice, košele s kravatou alebo bez nej. Džínsy a svetre je najlepšie vylúčiť z pracovného šatníka.
• Môžete nosiť do práceskromné šperky, ktoré sa hodia k outfitu, ako aj ďalšie detaily kostýmu.

Zásady ochrany osobných údajov

Musíte byť schopní zachovať tajomstvá spoločnosti, akejkoľvek transakcie, bez toho, aby ste túto tému rozširovali s kolegami alebo so svojimi blízkymi. Nečítajte listy určené pre iné osoby, posielajte všetky správy osobne, bez sprostredkovateľov a neoprávnených osôb. Ak potrebujete poslať fax, zavolajte adresátovi vopred, aby bol nablízku a mohol si dokument alebo list osobne prevziať. Nemiešajte svoj osobný život s prácou, nehovorte o problémoch v živote, nehľadajte útechu ani nežiadajte o pomoc kolegov. V kancelárii je dôležité zachovať pokoj a dobrú náladu bez ohľadu na zlú náladu. Tieto pravidlá obchodnej etikety pre vládneho úradníka a administratívneho pracovníka sa musia prísne dodržiavať.

Vy a váš šéf

Pravidlá obchodnej etikety pre podriadených znamenajú vzdialené, neznáme apelovanie na manažéra. Aj keď je šéf (šéf) dievča alebo mladý muž len o niečo starší ako vy, stojí za to povedať „vy“. Ak ste v kancelárii manažéra a vstúpi obchodný partner alebo iný šéf, bez ohľadu na to, či zostanete alebo odídete, musí rozhodnúť, či vás požiada, aby ste odišli, nie je dôvod cítiť sa osočovaný. Ak vás niekedy váš šéf urazí pred cudzími ľuďmi, neodpovedajte na to. Ak ste naštvaní, nevyskakujte z kancelárie, skúste pokojne vyjsť von a nájsť si odľahlé miesto, kde sa môžete upokojiť. nieDiskutujte o tom, čo sa stalo s kolegami. V mimopracovných hodinách môžete veci vyriešiť s manažérom, pokojne si vypočuť jeho želania a vyjadriť svoje sťažnosti. Čím vyšší šéf, tým ťažšia je vaša úloha a v niektorých situáciách je dôležité pamätať na pravidlá obchodnej etikety. Ak je potrebné odprevadiť na chodbu inštitúcie obzvlášť váženú osobu, musíte otvoriť dvere, aby ste prepustili dôležitého hosťa, a potom sa presunúť vedľa neho, zaostávajúc len o štvrtinu kroku. Ak sa chodba rozdvojuje, budete musieť naznačiť smer ladným gestom. Ak sa chodba zakrúti, môžete povedať „Nechaj ma, aby som ťa sprevádzal“a potom smelo pokračuj.

Pár slov o nevychovanosti

Existujú normy a pravidlá obchodnej etikety, ktoré sú jednoznačné pre všetkých zamestnancov: nečítajte listy iných ľudí, hovorte zdržanlivo a slušne, buďte priateľskí s kolegami a udržiavajte si odstup od nadriadených. Ale niekedy v práci platí výnimka z týchto pravidiel, napríklad keď potrebujete nájsť dokument na stole iného zamestnanca, ktorý tam nie je. Všeobecné správanie v službe a na úrade by malo byť dôstojné, s bezúhonnými spôsobmi. Neustále musíte sledovať svoje správanie, ako chodíte, komunikujete, sedíte. Pamätajte, že je neslušné dotýkať sa nosa, uší, vlasov alebo iných častí tela na verejnosti.

Čo by sa nikdy nemalo robiť na pracovisku:

• Prežúvajte, vyberajte si zuby.
• Hrýzanie pier, ceruziek, papierov alebo nechtov.
• Správny make-up, manikúra, maľovanie pier na pracovisku – to sú základné pravidláobchodná etiketa pre sekretárku.
• Zívajte bez zakrytia úst.
• Položte si nohy na stôl, prekrížte si nohy

Povinné denne:

• Udržiavajte čisté oblečenie, vlasy, telo, používajte deodorant, ale nie parfum.
• Noste pri sebe úhľadnú vreckovku.
• Postarajte sa o zdravie svojich zubov.

Tieto pravidlá a priania sú nepostrádateľnými normami etikety, umožňujú vám stať sa nielen dobrým, hodnotným zamestnancom, ale aj príjemným človekom, s ktorým chcete jednať. Vzhľad je najlepší spôsob, ako prejaviť úctu k iným ľuďom.

Pravidlá slušného správania pri jednaní s kolegami

Keď prvýkrát začnete pracovať v kancelárii a spoznáte svojich kolegov, začnete si budovať vzťahy, ktoré budú určovať klímu v tíme a výsledky spoločnej práce. Ako sa správať, aby ste ich získali? Buďte priateľskí so všetkými, ale nesnažte sa hneď zblížiť s jedným človekom, dajte si trochu času na lepšie spoznanie ľudí. Pokojne sa opýtajte zamestnancov na prácu, ale najskôr s nimi nerobte osobné rozhovory. Nebojte sa, ak ste sa nestihli pripojiť k tímu od prvého dňa, nie je na tom nič zlé. Vždy poďakujte kolegom za ich pomoc a nezabudnite neprekračovať pravidlá etikety obchodnej komunikácie.

Napríklad:

• neotravujte svojich kolegov svojimi rozhovormi a nezasahujte do rozhovorov iných ľudí;
• neohováraj a nepočúvaj klebety,neodpočúvaj cudzietelefónne hovory;
• nediskutujte s kolegami o zdraví a problémoch s telesnými funkciami;
• nesnažte sa pri žiadnej príležitosti vyjadrovať alebo vnucovať svoj osobný názor;
• nikoho nenadávaj v prítomnosti cudzích ľudí, aj keď máš trikrát pravdu, zrazu si stratil nervy - okamžite sa ospravedlň;
• nepredstierajte, že ste zaneprázdnenejší ako ostatní, niekedy môžete kolegov zdvorilo požiadať, aby nerobili hluk, ale robte to zdvorilo a bez telefonovania;
• nebuď sebecký, snaž sa vo svojej úradníckej horlivosti neublížiť svojim kolegom, aby si získal nejakú výhodu alebo priazeň u svojich nadriadených.

Hlavným pravidlom obchodnej etikety pre administratívneho pracovníka aj vládneho zamestnanca je: „Musíte byť zdvorilí, taktní, zdvorilí a tolerantní pri jednaní s kolegami a vedením a nikdy sa nebaviť o svojich emóciách.”

Telefónna etiketa pre sekretárku

Prvý dojem o spoločnosti sa často robí cez telefón a zlého prvého dojmu sa ťažko zbavuje. Veľmi často sa pri služobnom telefonáte do spoločnosti môžete stretnúť s odpoveďou, ktorá nemá nič spoločné s obchodnou etiketou alebo jednoduchými pravidlami zdvorilosti. Niektorí zamestnanci odpovedajú na telefón v kancelárii, akoby robili láskavosť, iní nepovažujú za potrebné menovať firmu alebo oddelenie. A každý vie, aké príjemné je potom telefonovať s dobre vychovanými ľuďmi, ktorí odpovedajú rýchlo, prívetivo a vyjadrujú svoju ochotu pomôcť.

Telefónne hovory zvyčajne odpovedá sekretárka, no nielen on, ale všetci zamestnanci by mali poznať základné pravidlá etikety obchodnej komunikácie, ktoré je dôležité pri telefonickej komunikácii dodržiavať.

• Nenúťte ľudí čakať na odpoveď, ihneď zdvihnite telefón a odpovedzte. Ak nemôžete hovoriť, požiadajte o zavolanie späť, nenechajte volajúceho čakať. A zapojenie hudby do linky na vyplnenie medzery sa považuje za nevychovanosť.
• Hneď po zdvihnutí telefónu pozdravte, pomenujte svoju spoločnosť a predstavte sa. Ak pracujete vo veľkej inštitúcii, musíte uviesť konkrétne oddelenie, aby ste volajúcemu pomohli nájsť cestu.
• Keď sa bude telefonovať niekomu inému, prijmite pre neho správu alebo mu ponúknite, že mu zavoláte neskôr.
• Počas rozhovoru sa majte pod kontrolou a správajte sa korektne aj voči tým najpomalším zákazníkom. Ak je daná osoba nervózna, pomôžte jej upokojiť sa, ale ako odpoveď na urážku jednoducho zaveste.
• Sledujte svoj prejav a vyberajte slová, nezabudnite, že žargón v obchodnej komunikácii je úplne nevhodný. Nikdy nehovorte „áno“alebo „dobre“, len „áno“, „dobre“alebo „samozrejme“.
• Telefón držte v rukách, nie medzi ramenom a bradou, hovorte zreteľne a priamo do mikrofónu, nie okolo. A nikdy nehovor s plnými ústami.
• Keď zavoláte, pozdravte a okamžite identifikujte seba a spoločnosť, ktorú zastupujete. Buďte zdvorilí, struční a k veci.

Obchodná etiketa pri jednaní s návštevníkmi

Vládni zamestnanci a úradnícizamestnanci často prijímajú klientov vo svojej kancelárii. Dobré spôsoby sú tu mimoriadne dôležité, ľudia radi jednajú s niekým, kto im prejaví úctu. Pravidlá etikety obchodnej komunikácie a správania sa musia dodržiavať vo všetkom: ako pri stretnutí s návštevníkom pri dverách, pri pomoci pri vyzliekaní, tak aj pri nečakaní. Ak ešte musíte počkať, určite sa ospravedlňte, aj keď chyba za toto meškanie nie je vaša, ponúknite mu čaj alebo kávu. Pozdravujte ľudí priateľským úsmevom, snažte sa nadviazať neformálne kontakty, ale nikdy o ničom neohovárajte. V rozhovore si držte odstup, ale buďte korektní, zdvorilí a trpezliví. Odprevádzajte návštevníkov k dverám kancelárie, ako keby to boli vaši hostia.

Dobrý tón v obchodných listoch

Pravidlá etikety obchodnej korešpondencie ovplyvňujú vzhľad aj obsah, obsah samotného listu. Pred písaním si musíte vypracovať plán, ktorý vám pomôže stručne a jasne vyjadriť podstatu veci. Zároveň je dôležité brať do úvahy niekoľko povinných pravidiel pre vedenie obchodnej korešpondencie.

1. List musí byť napísaný správne z hľadiska štýlu, pravopisu a interpunkcie.
2. Oficiálne správy sa zvyčajne tlačia, je to prejav úcty k adresátovi.
3. Podľa pravidiel slušného správania by žiadny z listov, s výnimkou poďakovania, nemal zostať nezodpovedaný.
4. List musí byť úhľadne naformátovaný, obchodné listy sa zvyčajne píšu iba na biely papier formátu A-4.
5. Vo svojich listoch vždy uveďte dátum vľavo dole a zanechajte svoj osobný podpis, priezvisko ainiciály.
6. Pri oslovovaní je zvykom používať slovo „drahý (y)“a pri použití osobného zámena „Ty“písať veľké písmená.

Na záver

Dokonalosť sa dosahuje usilovnosťou a opakovaním. Usilujte sa o dokonalosť vo všetkom, hlásajte pravidlá obchodnej etikety - v spôsobe držania, v spôsobe reči a pohybu, ale nezastavujte sa len pri vonkajších prejavoch dobrých mravov, napravte nedostatky vlastnej povahy, buďte pozorní ku kolegom, naučte sa vytrvalosti a trpezlivosti, správajte sa k sebe a k ostatným ľuďom s rovnakým rešpektom. Ak budete usilovne pracovať, čoskoro si všimnete výsledky, ktoré zmenia váš život.