Pre splnenie stanovených úloh a dosiahnutie úspechu musí každý líder zhodnotiť svoju organizáciu z pohľadu všetkých strán a hlavne nezakrývať oči pred problémovými oblasťami a venovať im náležitú pozornosť. Ale skôr, ako začnete riešiť akékoľvek problémy, musíte ich identifikovať, pochopiť ich príčinu a navrhnúť, aké môžu byť dôsledky.
V manažmente na to existuje mnoho metód a metód, no najobľúbenejšia a najžiadanejšia je metóda SWOT analýzy. O ňom sa bude diskutovať v tomto článku. Nižšie sa tiež dozviete, čo je to SWOT analýza aktivít spoločnosti, aké sú jej silné a slabé stránky a predstavíme dobrý príklad tejto metódy auditu.
Čo je SWOT analýza?
SWOT-analýza je vývojom známeho profesora Kennetha Andrewsa, ktorý starostlivo študoval problematiku zahrnutia externých faktorov do analýzy výkonnosti organizácie. Tento dôležitý bod umožnil oveľa presnejšie analyzovať prácu firiem a vizuálne určiť príčiny a dôsledky všetkých javov vyskytujúcich sa v ich internom prostredí. Presne taktoanalýza poskytuje príležitosť vybrať hlavné faktory a smery, ktoré povedú organizáciu k úspechu.
Ak analyzujete názov, SWOT analýza je skratka, ktorá pozostáva z nasledujúcich slov:
- S je sila firmy (Sila);
- W je slabosť firmy (slabosť);
- O sú príležitosti;
- T sú problémy (hrozby), ktorým firma čelí (hrozby alebo problémy).
Tieto štyri zložky možno nazvať základnými princípmi budovania správneho podnikania. Je dôležité poznamenať, že SWOT analýza je dobrým odrazom všetkých základných organizačných problémov, ktorých uvedomenie pomáha budovať správne a potrebné úlohy a ciele pre spoločnosť.
Ciele analýzy
Účelom vykonania SWOT analýzy je detailné preštudovanie procesov, ktoré vo firme prebiehajú, ako aj vonkajších okolností, hrozieb a iných javov, ktoré ovplyvňujú konkrétnu firmu. Ak spoločnosť nemá takéto strategicky dôležité informácie, možno ju nazvať „slepou“a všetky jej pokusy o úspech budú bezvýznamné a neopodstatnené.
Výhody takéhoto hodnotenia výkonnosti možno len ťažko preceňovať. Štúdie ukazujú, že je obzvlášť užitočné vykonať štúdiu aktivít spoločnosti pomocou metodiky SWOT na vykonanie konkurenčnej „spravodajskej inteligencie“a určenie miesta spoločnosti na trhu poskytovania tovaru alebo služieb.
Faktory v analýze SWOT
Strategická analýza aktivít spoločnosti alebo organizáciemusí nevyhnutne zahŕňať štúdium nasledujúcich faktorov:
- organizational;
- technical;
- personál;
- financial;
- marketing.
Keď sa vezmú do úvahy tieto faktory, vedúci alebo generálny manažér firmy je schopný určiť najlepšiu formu vlastníctva organizácie, využívať pri svojej práci vlastné zdroje a výrobné aktíva alebo pracovať so zapojením iných firiem. A tiež SWOT analýza podniku umožňuje vybudovať potrebnú personálnu politiku a metódy, metódy a princípy postavenia firmy na úroveň externého prostredia.
Okrem interných faktorov je nevyhnutné brať do úvahy aj vlastnosti vonkajšieho okolitého sociálno-ekonomického prostredia, pretože napríklad kultúrna, demografická, politická situácia môže hrať kľúčovú úlohu pri budovaní následného podnikania koncepty.
Typy analýzy
Existujú nasledujúce typy SWOT analýzy podniku:
- Expresná analýza. Tento typ zahŕňa identifikáciu silných stránok spoločnosti, ktoré sú kľúčové pri konfrontácii s vonkajšími hrozbami pre podnikanie. Okrem toho vám takáto analýza umožňuje identifikovať spôsoby využitia rôznych príležitostí vo vonkajšom prostredí a pochopiť, aké zdroje by sa mali prilákať na dosiahnutie úspechu. Výhoda tejto metódy SWOT analýzy spočíva v prehľadnosti a jednoduchosti použitia získaných údajov v ďalšej praxi.
- Súhrnná analýza. Tento typ zahŕňa štúdium hlavných ukazovateľov (organizačné, finančné,personálne, technologické), ktoré určujú činnosť podniku v konkrétnom momente. A aj vďaka konsolidovanej analýze je možné sformulovať jasný plán ďalšieho rozvoja. Výhody tohto typu prieskumu výkonnosti firmy spočívajú v komplexnom zhodnotení hlavných faktorov firmy a vo výbere vhodnej stratégie rozvoja a identifikácii série aktivít, ktoré budú orientované na dosiahnutie strategických cieľov.
- Zmiešaná analýza. Tento typ umožňuje zlúčenie dvoch predchádzajúcich typov analýzy (expresnej a súhrnnej). Pomocou tohto prístupu je možné podrobne študovať silné stránky, ktoré sa objavili počas SWOT analýzy, ako aj všetky hlavné faktory a následne získať presné údaje o stave spoločnosti a načrtnúť plán na dosiahnutie strategických cieľov.
Za zmienku stojí, že expresnú analýzu najčastejšie využívajú manažéri pri vykonávaní auditu.
Silné a slabé stránky organizácie
SWOT analýza je len technika na zhromažďovanie údajov o výhodách a nevýhodách konkrétnej firmy, ale iba tí ľudia, ktorí zbierali informácie, a profesionálni manažéri môžu určiť, ako použiť získané informácie.
Nezabúdajte, že silné a slabé stránky organizácie identifikované vo SWOT analýze sú súborom údajov, ktoré existujú v čase štúdie. Preto je mimoriadne dôležité bezodkladne prijať akékoľvek opatrenia na zlepšenie činnosti spoločnosti.
Ak hovoríme konkrétne o slabých stránkach spoločnosti a týchpríležitostí, ktoré riadi manažment, treba chápať, že údaje zistené počas štúdie majú veľký vplyv na budúce aktivity spoločnosti. Je však veľmi dôležité robiť správne rozhodnutia a vychádzať z aktuálnych informácií a snažiť sa organizovať prácu spoločnosti tak, aby zodpovedala realite a bola porovnateľná s vonkajším prostredím.
Pri SWOT analýze organizácie sa teda napríklad zistilo, že podniká v oblasti poskytovania zábavných služieb, nachádza sa na území štátu, kde je počet solventných počet obyvateľov výrazne rastie. V tomto prípade má zmysel, aby manažment organizácie investoval finančné zdroje do jej rozvoja s cieľom ich ďalšieho zvyšovania.
Formulácia cieľov na základe analýzy
Na základe záverov SWOT analýzy spoločnosti je potrebné sformulovať množstvo úloh a cieľov a zobraziť ich v pláne (cestovnej mape). Malo by sa pamätať na to, že tieto ciele sú úrovňou rozvoja, o ktorú sa organizácia dnes usiluje, a cesta k jej dosiahnutiu začína tým najdôležitejším – uvedomením si aktuálneho stavu vecí.
Používanie štatistík z analýzy
Ako už bolo spomenuté, účelom takejto analýzy je vyvinúť správne strategické ciele, aby spoločnosť mohla dosiahnuť úspech. Po obdržaní dôležitých informácií je potrebné začať vypracovávať stratégiu a zostavovať plán jej implementácie.
Musímmali by sa brať do úvahy silné stránky spoločnosti - pomôže to zamerať sa na kvalitu a kvantitu poskytovaných služieb alebo výroby tovaru. Zohľadnenie slabých stránok je príležitosťou na identifikáciu tých momentov, ktoré bránia pohybu spoločnosti k úspechu, ale vedomé popieranie tohto momentu môže spochybniť všetky následné aktivity.
Výhody a nevýhody analýzy
Akákoľvek metóda skúmania aktivít podniku má silné a slabé stránky. SWOT analýza je veľmi všestranný typ oceňovania firmy, ktorý má nasledujúce výhody:
- pomáha identifikovať problémy vo firme a potenciálne príležitosti na zlepšenie;
- jednoduchá analýza a efektívne využitie údajov;
- schopnosť jasne identifikovať vzťah medzi schopnosťami firmy a vznikajúcimi výzvami;
- táto analýza nevyžaduje zhromažďovanie rozsiahlych údajov, je dôležité len vziať do úvahy hlavné faktory výroby;
- príležitosť definovať jasné vyhliadky na ďalší rozvoj spoločnosti;
- analýza poskytuje jasný obraz o ziskovosti spoločnosti;
- príležitosť identifikovať konkurenčné výhody podniku a posilniť ich;
- schopnosť identifikovať dodatočné zdroje a interný potenciál firmy;
- analýza vám umožňuje predchádzať a identifikovať existujúce problémy (hrozby) a včas ich odstrániť;
- analýza umožňuje objektívne zhodnotiť situáciu vo vonkajšom prostredí a prispôsobiť im konanie firmy;
- pri vytváraní akčného plánu preNa základe analýzy môžete vytvoriť logický diagram, v ktorom budú správne formulované informácie a interakcia silných a slabých stránok spoločnosti.
Avšak napriek mnohým výhodám je dôležité nezabúdať na nasledujúce nevýhody SWOT analýzy, a to:
- nedostatok časovej dynamiky (analýza neupozorňuje na vznik nových hrozieb a rôznych faktorov);
- v analýze chýbajú kvantitatívne ukazovatele, a preto ju nemožno nazvať dostatočne informatívnou.
Na základe toho môžeme konštatovať, že SWOT analýza je vhodná vtedy, keď je potrebné rýchlo vytvoriť objektívny obraz reality pre stanovenie alebo úpravu cieľov a zámerov. A aj tento výskum prebieha vtedy, keď firma realizuje strategický plán, smeruje k určitým cieľom a práve takáto analýza dokáže rýchlo odhaliť, aká efektívna je implementácia stanoveného programu.
Ako analyzovať?
Skôr ako si preštudujete príklad SWOT analýzy, je dôležité prečítať si pokyny na jej zostavenie. Proces vykonávania analytických činností podľa metodiky SWOT možno bežne rozdeliť do piatich hlavných etáp, v ktorých sa zhromažďujú informácie a zadávajú sa do štandardizovaného formulára výkazníctva (balanced scorecard).
Prvým krokom je príprava na analýzu. Je potrebné analyzovať aktuálne dianie na trhu, zistiť, či vlastnosti produktu alebo poskytovanej služby zodpovedajú súčasnému dopytu. Je obzvlášť dôležité venovať pozornosťnázor spotrebiteľov na firmu s jej derivátmi. Ďalej musíte vykonať konkurenčnú analýzu a zistiť, ako dobre sa darí hlavným konkurentom. V tomto bode je dôležité si uvedomiť, že identifikácia silných a slabých stránok organizácie je obzvlášť jednoduchá v porovnaní s konkurenčnými podnikmi.
Ďalej je dôležité jasne definovať interné faktory, ktoré môžu potenciálne ovplyvniť konkurencieschopnosť, môže to byť profesionalita personálu, stav vybavenia, nedostatok zdrojov atď. budú sformované, kde ich bude vidieť, pripravených, či spoločnosť momentálne bojuje o spotrebiteľov a na čo by mal manažment venovať osobitnú pozornosť odstraňovaniu nedostatkov. A tiež v tejto fáze sa študujú také ukazovatele ako vlastnosti produktu, jeho uznanie na trhu, lojalita spotrebiteľov, cena, sortiment, technologické vybavenie a dostupnosť patentov, distribúcia, ako aj umiestnenie produktu a prebiehajúce reklamné kampane.
Druhá fáza zahŕňa štúdium environmentálnych faktorov a možných hrozieb. V tejto fáze analýzy môžete získať také informácie o možnostiach rozšírenia spoločnosti a podmanenia si novej cieľovej skupiny spotrebiteľov, zväčšenia sortimentu, vývoja nových technológií, ktoré môžu znížiť výrobné náklady. Pri posudzovaní potenciálnych hrozieb je dôležité brať do úvahy také faktory, ako je možnosť zmeny životného štýlu spotrebiteľov (zvýšenie alebo zníženie miezd, kultúrne zmeny v myslení skupiny ľudí a pod.), ktoré môžu viesť k tomu, že produkt opustenie, vznik novýchkonkurenti, recesia, demografické zmeny.
Tretia fáza je vytvorenie tabuľky z prijatých informácií. Ako už bolo spomenuté, všetky informácie musia byť zadané do jednotného formulára na podávanie správ, ktorý sa nazýva vyvážená výsledková karta alebo vyvážená výsledková karta. V prípade SWOT analýzy ide o tabuľku, ktorá pozostáva zo štyroch štvorcov, kde každý z nich odpovedá na otázky o silných stránkach (S), slabých stránkach (W), príležitostiach (O) a hrozbách (T).
Štvrtá fáza zahŕňa vytvorenie správy. Na začiatok sú vymaľované silné stránky firmy, ktoré sú konkurenčnou výhodou. Nasledujúci text popisuje, ako sa spoločnosť vyvíja vďaka týmto silným stránkam. Následne sú pripravené návrhy na premenu slabých stránok spoločnosti na silné stránky. To isté sa robí s hrozbami - nachádzajú sa spôsoby od preformátovania k novým príležitostiam. Stáva sa, že jednoducho neexistujú žiadne logické spôsoby, ako premeniť negatívne momenty na pozitívne. V tomto prípade je potrebné pripraviť program na minimalizáciu strát vplyvom hrozieb.
Po vyplnení formulárov je potrebné pristúpiť k vypracovaniu záverov. Tu je možné použiť nasledujúce metódy:
- Rýchly spôsob. V tomto prípade sú vylúčené všetky sekundárne otázky a je tu koncentrácia na hlavné ciele. V tomto prípade sú z formulárov vylúčené ďalšie položky.
- Matričná metóda. V tomto prípade sa vytvárajú určité stratégie riešenia úloh, a to akcie S-O, W-O,S-T, W-T. Aktivity S-O sú činnosti, ktoré využívajú silné stránky a príležitosti firmy. Akcie W-O sú programy, ktoré pomáhajú prekonať slabé stránky a naplno využiť dostupné príležitosti. Akcie S-T sú činnosti, ktoré zahŕňajú zosúladenie možných hrozieb s existujúcimi silnými stránkami, ktoré v prípade problémov pomôžu spoločnosti vyhnúť sa veľkým stratám. Akcie W-T sú činnosti, ktoré zahŕňajú prekonanie slabých stránok firmy podmienečným vystavením potenciálnym hrozbám.
V piatej fáze generovania správy sa pripravuje jej prezentácia. Tu by mali byť jasne formulované také body, úvod, stručná argumentácia vytvorenej matice a dekódovanie získaných údajov, záverov, návrhov a mal by byť pripravený akčný plán pre spoločnosť na dosiahnutie cieľov.
Príklad analýzy
V tomto príklade SWOT analýzy sú napísané kľúčové otázky pre zostavenie matice. A tak:
- Silné stránky spoločnosti (S): spoločnosť a jej produkt sú spotrebiteľovi známe, miera lojality je na správnej úrovni, cena zodpovedá solventnosti cieľového publika, sortiment je rôznorodý, značkové obchody sa nachádzajú v pešej vzdialenosti pre cieľové publikum kupujúcich.
- Neslabé stránky spoločnosti (W): vo výrobe sa výrazne zvýšilo percento chybných výrobkov, objavila sa fluktuácia zamestnancov, spoločnosť používa zastaranú výrobnú technológiuprodukty.
- Príležitosti (O): predaj tovaru cez mobilné aplikácie a internetové obchody, rozšírenie sortimentu, nákup nových strojov a zariadení, možnosť vývoja nových systémov na povzbudenie, motiváciu a stimuláciu zamestnancov.
- Hrozby (T): zvýšenie počtu konkurenčných predajní, zmeny v daňových zákonoch.
S takýmito údajmi si teda manažment môže vytvoriť jasný akčný plán a urobiť také rozhodnutia, ktoré pomôžu vyhnúť sa finančným stratám.
