Dnes už v krajine nezostali knižnice, ktoré by nevytvárali rôzne projekty, nezapájali sa do rôznych súťaží, pretože práve projektová činnosť knižnice zlepšuje finančnú kondíciu inštitúcie a posilňuje svoju úlohu v oblasti. Tým sa zvyšuje kvalita služieb a čitatelia sú spokojní. Projektová činnosť knižníc umožňuje získať svoj vlastný obraz a urobiť ho oveľa lepším. Takto sa v práci objavujú nové perspektívy.
Aké sú projekty
Povaha a ciele projektu môžu byť úplne odlišné. Napríklad pilotný projekt. Ide o prvú, skúšobnú fázu implementácie, ktorá zabezpečí, aby zvolený systém akcií bol efektívny a ľahko aplikovateľný. Zároveň je preškolená celá pracovná skupina zamestnancov zapojených do projektu. Formy a metódy projektovej činnosti knižnice sú stanovené podľa potrebykonfigurácia systému práce, plán organizačných a technických opatrení. To všetko dáva pilotný projekt už v prvej fáze implementácie. Výrazne sa znížia náklady a zároveň sa urýchli realizácia projektu v plnom rozsahu. Trvanie pilotnej verzie projektu je obmedzené na tridsať dní.
Informačný projekt je pripravený čisto podľa prianí a potrieb užívateľov. Inovatívne a dizajnérske aktivity knižníc zahŕňajú projekty založené na významných zmenách, zmenách známych formátov, využívaní moderných technológií a inovácií. Inovatívne projekty vždy priťahujú veľkú pozornosť používateľov. Marketingový projekt je navrhnutý pre čo najširšie prepojenie s verejnosťou územia a toto prepojenie musí byť vzájomné. Strategický projekt je dlhodobá aktivita so vzdialenou perspektívou. Organizačný dizajn je vždy smerovaný na komplexnejšiu úroveň. Ľudia sa napríklad stretávajú, aby vyriešili veľmi zložité problémy a vytvorili projekt, ktorý je oveľa väčší.
Obchodný alebo partnerský projekt je založený na dohode medzi fyzickými a právnickými osobami, kde sú práva a povinnosti úplne rovnaké. Ekonomický projekt je vypracovaný v dlhodobej forme, kde sa riešia prioritné úlohy knižnice. Termíny sú však pri tomto type projektov vždy presne stanovené. Vzdelávacie projekty sa najčastejšie využívajú v projektových aktivitách detských knižníc, keďže smerovanie tu môže byť len školenie, zlepšovanie zručností, vedomostí a všeobecné vzdelanie. Sociálny projekt je zvyčajne určenýjedna kategória ľudí a je zameraná na pomoc a zlepšenie ich života.
Kultúrny a voľnočasový projekt je všade veľmi populárny, v každej vidieckej knižnici sú projektové aktivity založené na tejto forme práce. Knižnica tu pôsobí ako centrum voľného času, takéto podujatia sú zvyčajne veľmi veľkolepé: sú to hudobné a literárne večery, divadelné predstavenia, prezentácie, festivaly, sviatky, tvorivé večery, rôzne výstavy. Projekt odborného rozvoja je realizovaný v rámci tímu zamestnancov a je zameraný na zlepšenie, zlepšenie špeciálnych zručností zamestnancov knižnice.
Mega a monoprojekty
Existuje nezvyčajne veľký počet klasifikácií projektov. Samostatne ich možno z hľadiska rozsahu posudzovať a rozdeliť na medzinárodné, medzištátne, regionálne a medziregionálne, národné, sektorové a medzirezortné, rezortné, podnikové, ako aj projekty realizované v jednej knižnici. Ten možno nazvať monoprojektom, no existujú aj multiprojekty – realizácia prebieha vo viacerých knižniciach a megaprojekty – veľmi široký, prinajmenšom regionálny projekt.
V domácich publikáciách neexistuje jednotná definícia pojmu „megaprojekt“. Aj programové a projektové aktivity vidieckych knižníc sú však niekedy zapojené do špecializovaných integrovaných programov s jediným cieľom a mnohými heterogénnymi projektmi, navzájom úzko previazanými, realizovanými na rôznych úrovniach riadenia. Na regionálnej úrovni je súčasťou megaprojektu ajmultiprojekty, a monoprojekty, najčastejšie spojené s rozvojom kultúrneho prostredia – knižničný sektor, divadlá, múzeá, centrá voľného času. Ale hlavná podmienka: všetky projekty musí spájať jeden cieľ, pridelené materiálne a finančné zdroje, ako aj časový rámec realizácie.
Megaprojekty sa vždy vyvíjajú na najvyšších úrovniach vlády – na medzištátnej, štátnej, republikánskej alebo na úrovni regiónu či územia. Sú vždy drahé, časovo náročné, s dlhou realizáciou, zahŕňajúce odľahlé oblasti s nedostatočne rozvinutou infraštruktúrou. Vždy však majú vplyv na kultúrne a sociálne prostredie celého regiónu alebo dokonca krajiny.
Tu potrebujeme špeciálne metódy riadenia a koordinácie, starostlivú prípravu. Príkladom programových a projektových aktivít megaknižníc je podujatie Puškinova knižnica iniciované Sorosovou nadáciou v roku 1998, ktoré sa uskutočnilo v mimoriadne veľkom rozsahu, trvalo tri roky a len prvé zo všetkých sa predalo. 20 miliónov dolárov. Zúčastnila sa knižničného megaprojektu na území 83 subjektov Ruskej federácie.
Nápad projektu
Akýkoľvek projekt je vždy celý súbor činností, ktorých cieľom je identifikovať a vyriešiť konkrétny problém. A každý problém má svoj pôvod a konečné riešenie. Preto je dosiahnutie konečného výsledku v projektovej činnosti knižníc vždy prítomné. Myšlienka projektu je nevyhnutne významná zo sociálneho hľadiska, aj keď je samotný projekt malý a skromnývýsledky budú určite užitočné a potrebné pre určitú časť populácie. Projektová činnosť knižníc smeruje vždy k určitému výsledku. Môže to byť akýkoľvek koncept alebo služba, ktorá je dokončená vo svojom zložení a vlastnostiach, ako sa predpokladá v projekte.
Prečo knižnice potrebujú projekty? Ide v prvom rade o nekomerčnú aktivitu, ktorá je však dôležitá v tom, že pôsobí na zmenu situácie v poskytovaní prístupu ku čo najkvalitnejším, najkompletnejším, najefektívnejším informáciám všetkého druhu – tak pre cieľové skupiny čitateľov, ako aj pre miestnej komunity v jej najširšom pokrytí. Najobľúbenejšie programové a dizajnérske aktivity knižníc. Všeobecne sa verí, že spoločné projekty sú najefektívnejšie, keď sa spolupracuje s inými knižnicami, kultúrnymi či informačnými inštitúciami, samosprávami, ako aj neziskovými organizáciami. To je, samozrejme, pravda, ale vôbec to neznamená, že knižnica nemôže sama úspešne realizovať programové a projektové aktivity.
Fázy projektovej práce
Pri realizácii projektu sa vždy objavia nové služby – sociálne, kultúrne, informačné, vzdelávacie, otvárajú sa nové príležitosti, dokonca vznikajú nové štruktúry. Už dávno pred prípravou správy o programe a projektovej činnosti knižnice sa ukazuje relevantnosť konania takýchto podujatí. Každý projekt má rovnaké základné vlastnosti. Ide o časový limit – od začiatku projektu až po úplné vyriešenie problému, tzndokončenie práce, keď je uvedené dokončenie výsledku pri riešení problému uvedeného v projekte a dôkladne štruktúrovaného.
Nižšie bude konkrétne uvedené, ako sa píše správa o programe a projektových aktivitách knižnice ako celku a čo konkrétne o samostatnom projekte. Pri realizácii akéhokoľvek projektu bude na zabezpečenie dosiahnutia cieľa potrebné určité množstvo zdrojov. Fázy práce na projekte knižnice možno opísať takto: najprv sa vypracuje koncept, potom sa implementuje a potom sa dokončí. Inšpiráciu možno nájsť pri pohľade na iné už rozpracované projekty. Projektové aktivity v knižnici vždy začínajú týmto. A vždy je tu váš vlastný nápad. V počiatočnej fáze sa zhromažďujú a analyzujú primárne údaje, identifikujú sa problémové situácie, ktoré je potrebné zmeniť. Potom sa stanovia ciele, stanovia sa úlohy, uvedú sa hlavné požiadavky a potrebné zdroje financií a času.
Potom sa analyzuje prostredie projektu, výber účastníkov, identifikujú sa riziká. V tomto procese sa určia všetky možné spôsoby riešenia tohto problému a vyberie sa optimálny. Takto začínajú všetky úspešne rozpracované projekty v projektovej činnosti knižnice. Prijíma sa najzaujímavejší z návrhov na riešenie identifikovaného problému. A s hotovým konceptom môžete začať hľadať financie. Organizácií, ktoré sú pripravené financovať knižnice, nie je až tak veľa, no stále ich nájdete. Žiadosť o financovanie sa podáva.
Nápad, cieľ, úlohy
PredtýmV prvom rade je potrebné rozhodnúť o hlavnej myšlienke projektu: ktoré skupiny užívateľov potrebujú jeho realizáciu, či nápad projektu spĺňa potreby a požiadavky cieľového publika, ako aj aktuálnu situáciu, prečo táto potreba môže vôbec vzniknúť a či táto knižnica dokáže vyriešiť tieto problémy. Tu je potrebné korelovať požiadavky: projektová činnosť v školskej knižnici sa výrazne líši od univerzitnej. Myšlienku je potrebné potvrdiť konkrétnymi údajmi, odbornými hodnoteniami, reálnymi štatistikami, požiadavkami používateľov, tlačovými publikáciami a podobne.
Najväčšie ťažkosti vznikajú pri formulovaní cieľov a zámerov. Cieľom je, ako inak, dlhodobý výsledok, finálny produkt, presne to, čo vyvoláva potrebu realizovať projekt, teda sú to zatiaľ všeobecné tvrdenia, kvantitatívne a kvalitatívne ničím nepotvrdené. Vzorec pre požadovaný výsledok. Úspešné príklady projektových aktivít knižníc ukazujú, že dlhodobý charakter výsledku nebráni tvorcom odpovedať na otázku „prečo?“. Úlohy sú zvyčajne jednoduchšie, rýchlejšie a ľahšie zvládnuteľné, pretože úzko súvisia s riešeným problémom, sú vždy špecifické a poskytujú priebežné výsledky projektu až po tie konečné, odrážajú zmeny situácie – kvantitatívne aj kvalitatívne a najviac čo je dôležité – vždy majú akciu.
Preto je potrebné nastaviť úlohy, ktoré sú rozsiahle a presné. Keď zaznie rozhodnutie: „toto zlepšiť“alebo „toto zlepšiť“, samotná úloha zostane neúplnávyriešené, pretože nie je uvedený žiadny konkrétny výsledok. Správa o projektovej činnosti v knižnici by nemala obsahovať takéto vágne znenie. Tu potrebujeme jasné slovesá: „zmeniť na toto“, „spojiť to a to“, „vytvoriť toto“atď. Pri formulovaní problému sa môžete otestovať otázkami. Napríklad: má táto úloha presný termín dokončenia, urobte „čo“a „ako“všade nahraďte „prečo“a „prečo“, je možné kontrolovať a merať výsledok riešenia tejto úlohy, je táto úloha realizovateľná vôbec, sú každému jasné podmienky tejto úlohy, stane sa riešenie tejto úlohy z hľadiska výsledku významnejšie ako samotný cieľ?
Fáza vývoja
Obsahom vývojovej fázy je rozpracovať všetky hlavné komponenty, ktoré sú v projekte obsiahnuté, a kompletne ho pripraviť na implementáciu. Najprv je teraz potrebné vymenovať projektového manažéra a zostaviť tím. Po druhé, vypracujte štruktúru projektu, zdroje, identifikujte hlavnú prácu a určte konečný výsledok každej fázy.
Vypracujú sa plánované plány, harmonogramy prác, vymyslí sa podpora - určí sa rozpočet a odhad projektu, technológie kontroly a riadenia, vypočítajú sa možné riziká. Nakoniec sa v tejto fáze podpisuje dohoda o financovaní projektu. Celé toto štrukturálne plánovanie by malo vstúpiť do fázy vývoja.
Tvorcom projektu by v tejto chvíli malo byť úplne jasné, aké aktivity je potrebné vykonať, aby sa dosiahol zamýšľanýpriebežné aj konečné výsledky. V tejto fáze je už jasne definované, čo presne sa bude robiť, kto bude vykonávať plánované akcie, ako to bude robiť, kedy sa tak stane, aká je postupnosť akcií, aké zdroje si to všetko vyžiada.
Fáza implementácie
Teraz je potrebné sa vysporiadať s hlavnou prácou projektu, ktorú bude manažér pri vykonávaní každej akcie neustále monitorovať. Na to bude potrebovať podrobné monitorovanie týkajúce sa zberu všetkých skutočných údajov, aby ich mohol porovnať s plánmi. Na konci projektu musia byť dosiahnuté všetky konečné ciele načrtnuté v počiatočných fázach práce. Výsledky sú nevyhnutne zhrnuté a projekt je uzavretý.
V štádiu implementácie projektu hlavná náplň práce zvyčajne spočíva v organizácii reklamnej spoločnosti, vo vedení prezentácií, po ktorých sa projekt uvedie do činnosti. Vypracúvajú sa metodické materiály a publikácie v masmédiách. Výsledok projektu sa vyhodnotí, výsledky sa zhrnú a potom nasleduje časť s podávaním správ.
Správy sa pripravujú tak informatívne, ako aj finančné (pre organizácie, ktoré boli sponzormi). Projekt je uzavretý, niekedy slávnostne. Najlepší projekt je ten, ktorý nikdy nekončí v podobe benefitu, ktorý priniesol. V tomto prípade sú výsledky udržateľné a získané skúsenosti možno zdieľať s inými organizáciami a knižnicami.
Projektová dokumentácia
Návrh projektu vdokumenty by mali vyzerať takto:
1. Na titulnej strane - názov projektu, jeho autori a žiadateľská organizácia.
2. Úvodná časť so stručným popisom projektu - najviac päť viet, kde je načrtnuté vyjadrenie a popis problému, pre ktorý projekt vznikol, potom presvedčivé dôkazy o potrebe a opodstatnenosti relevantnosti projektu (mnohé trochu zveličovať tento význam, a je to tak správne).
3. Uvádza sa účel projektu a konečný výsledok po jeho realizácii.
4. Úlohy a spôsoby ich riešenia sú zoradené.
5. Podrobné informácie o účastníkoch projektu. O projektovom manažérovi. O účinkujúcich. O partneroch.
6. Všeobecný obsah projektu so zoznamom činností potrebných na vyriešenie každého problému. Tu je vhodné použiť tabuľky a grafy s dátumami akcií a uvedením zodpovedných osôb.
7. Odhad nákladov – rozpočet projektu.
8. Všetko o očakávaných výsledkoch.
9. O vyhliadkach rozvoja na základe výsledkov projektu.
Afterword
preto tento kreatívny proces priťahuje zamestnancov bez akéhokoľvek nátlaku, ako aj návštevníkov knižnice a ostatných obyvateľov okolia.
Treba o tom písaťže projektová práca je plná radosti a slov vďaky, prispieva nielen k zachovaniu, ale aj k prosperite každej knižnice, čím priťahuje pozornosť úradov a obchodných štruktúr, rôznych organizácií, združení a širokej verejnosti.
Legislatíva a nové nariadenia
V posledných desaťročiach došlo v našej krajine k mnohým spoločenským a ekonomickým zmenám. Treba poznamenať, že situácia ešte nie je úplne vyrovnaná. FZ-131 bol prijatý napríklad na miestnu samosprávu, čo značne skomplikovalo život aj činnosť knižníc. Vyvíjajú sa však aj iné prístupy na zvládnutie súčasnej situácie.
A rozvoj projektov je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako posunúť knihovníctvo moderným smerom. Doteraz tieto techniky nie sú úplne vyvinuté a často sú spontánneho charakteru, avšak aj v týchto prípadoch vykazujú vysoký efekt, aj keď sa knižnica obmedzuje len na implementáciu jednotlivých prvkov tohto smeru.
Plánovaný distribučný systém je už minulosťou, zákonná úprava tiež, riadenie je decentralizované. Všetky tieto zmeny môžu neovplyvniť psychológiu ľudí, vrátane knihovníkov. Jediná vec, ktorá prichádza na pomoc, je počítačová technika, ktorá v poslednom čase urobila prudký skok vo vývoji. To je neoceniteľné pri projektových aktivitách každej knižnice – mestskej, vidieckej i detskej.
